• Kancelaria Wieczorek Kilarska

Czy można zwolnić pracownika przez maila, telefon lub komunikator?



Odkąd obowiązuje kwarantanna, spośród wszystkich pytań zadawanych nam przez pracodawców i pracowników w pierwszej trójce najczęściej zadawanych plasuje się „czy można zwolnić pracownika przez maila?". Rozwiewamy więc wątpliwości.

Czy można zwolnić pracownika przez maila?

Po pierwsze, ważna jest forma. Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu pracy oświadczenie o rozwiązaniu umowy (za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia) powinno mieć formę pisemną. Mail nie jest formą pisemną, wysłanie zwolnienia mailem będzie więc nieprawidłowe.


Czy do zwolnienia w taki sposób skutecznie dochodzi?


Otóż tak - zwolnienie pracownika w innej formie, niż pisemna jest skuteczne, ale wadliwe. Co to znaczy? Że do zwolnienia pracownika dochodzi, ale z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów.

Wadliwe będzie więc zwolnienie pracownika przesyłając mail:

- z lakoniczną informacją typu „kończymy współpracę”,

- z wklejoną treścią takiego oświadczenia o rozwiązaniu umowy,

- z załączonym skanem oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Rozwiązanie umowy jest wadliwe nawet jeśli w mailu zamieszczono podpis albo załączono zeskanowany dokument zawierający podpis. Forma pisemna, której wymaga kodeks pracy oznacza zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu cywilnego dokument opatrzony własnoręcznym podpisem. Skan podpisu to tylko jego kopia, dlatego przesłanie pisma z takim podpisem nie może być uznane za spełnienie formy pisemnej.

Czy to oznacza, że nie można online zwolnić pracownika?


Można. Bo zachowanie formy pisemnej możliwe jest także w sposób cyfrowy. Wystarczy, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy będzie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.Taka czynność jest rozumiana tak samo, jak wręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę tradycyjnym pismem. Pracodawca może więc zwolnić pracownika online, ale będzie to poprawne dopiero wtedy, kiedy podpisze pismo kwalifikowanym e-podpisem.


To rozwiązanie nie jest wcale nowością -taką możliwość potwierdził wyraźnie Sąd Najwyższy już w 2009 r. (wyrok z 24.08.2009 r., I PK 58/09).

A przez telefon lub Zoom, Skype, MS Teams czy Slack?

Formy pisemnej nie można obejść. Żeby zwolnienie było prawidłowe musimy zachować formę pisemną. Rozmowa telefoniczna oczywiście nie ma szans sprostać formie pisemnej, więc takie zwolnienie będzie także wadliwe.

Oczywiście dotyczy to także wideokonferencji lub konwersacji na komunikatorach.


Zwolnienie podczas rozmowy telefonicznej lub na komunikatorze będzie jednak także w tym przypadku skuteczne. Od chwili takiej rozmowy pracownik będzie miał 21 dni na odwołanie się do sądu. A jeśli to zrobi, jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że sąd orzeknie o odszkodowaniu lub przywróceniu do pracy.

Nieprawidłowe jest też oświadczenie pracownikowi, że się z nim żegnamy i do tego dołączenie na komunikatorze załącznika ze skanem wypowiedzenia (lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia).

Pracodawca, który chce zwolnić pracownika w ten sposób i nie ponieść odpowiedzialności np. w postaci odszkodowania za błędną formę, może zwolnić pracownika w trakcie wideokonferencji, ale musi załączyć dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pracodawca, który zwolnił online wadliwie może naprawić swój błąd. Wystarczy, że później dośle lub wręczy zwolnienie w pisemnej formie. Potwierdza to Sąd Najwyższy, uznając, że sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (wyrok SN z 18.1.2007 r., II PK 178/06).

Co, jeśli pracodawca zwolnił pracownika przez maila lub telefon albo komunikator?

Jeżeli doszło do skutecznego, ale wadliwego zwolnienia jak wysłanie skanu zwolnienia mailem, pracownik może odwołać się do sądu w terminie 21 dni i żądać:

1) jeśli trwa jeszcze okres wypowiedzenia – uznania wypowiedzenia za bezskuteczne,

2) jeśli umowa już się rozwiązała – odszkodowania lub przywrócenia do pracy.

Pojawiają się głosy, że w obecnej sytuacji, z uwagi na epidemię i związaną z nią kwarantannę sądy mogą usprawiedliwiać wadliwą formę, wskazując, że w stosunku do pracownika pracującego zdalnie nie było możliwości innego doręczenia dokumentu, niż zwykły mail lub skan dokumentu.

Nie zgadzam się z tym. W mojej ocenie aktualnie dostępne cyfrowe narzędzia od dawna już pozwalają podpisywać elektronicznie dokumenty, ostatnio nawet w wygodniejszej formie. Możliwość podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie jest też obarczona barierą finansową – to rozwiązania dostępne na kieszeń znakomitej większości przedsiębiorców.

Skoro więc pracodawca z łatwością może podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to myślę, że odpada usprawiedliwienie go aktualną sytuacją i przedłużającą się kwarantanną. Idea paperless zaczyna nam coraz bardziej towarzyszyć, a prawo w dużym stopniu już dzisiaj umożliwia jej stosowanie.

Podsumujmy:


1) nieprawidłowe jest zwolnienie pracownika poprzez wysłanie mu zwykłej wiadomości mailem lub przy użyciu komunikatorów. Nieprawidłowe jest oświadczenie pracownikowi przez telefon, że od jutra lub po upływie terminu wypowiedzenia nie pracuje. To wszystko jest wadliwe, ale skuteczne. Pracownik może więc odwołać się od takiego zwolnienia i żądać odszkodowania lub przywrócenia do pracy;

2) skuteczne i prawidłowe zwolnienie online to takie, kiedy pracodawca doręcza pracownikowi mailem lub komunikatorem oświadczenie o rozwiązaniu umowy podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

3) pracodawca może naprawić swój błąd i nawet jeśli już doręczył oświadczenie o rozwiązaniu umowy mailem lub komunikatorem i nie podpisał pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może później doręczyć pracownikowi już pisemne oświadczenie (osobiście lub elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym).




Monika Wieczorek

Radca prawny

Partner w kancelarii Wieczorek Kilarska

70 wyświetlenia

Bądź z nami w kontakcie w social mediach

  • Szary LinkedIn Icon
  • Ikona szara Facebook
  • Szary Twitter Ikona